Zakres biura przetargowego
Biuro wyszukuje ogłoszenia, czyta dokumentację, przygotowuje formularze i oświadczenia, pilnuje terminów i składa ofertę w imieniu firmy. Część biur rozlicza się za każdą ofertę, część w abonamencie, a niektóre biorą dodatkową prowizję od wygranej. Zawsze pytaj, czy cena obejmuje odwołania i wyjaśnienia składane po ofercie.
Zakres własnego specjalisty
Pracownik zna Twoje produkty, ceny i ludzi, więc oferta powstaje szybciej i bliżej realiów firmy. Płacisz jednak za etat także w miesiącach bez przetargów, a urlop albo odejście tej osoby zatrzymuje cały proces. Specjalista potrzebuje też szkoleń, bo przepisy i wzory dokumentów się zmieniają.
Rachunek dla biura
Pomnóż liczbę ofert w roku przez stawkę biura za ofertę albo zsumuj abonament. Dodaj opłatę za wyjaśnienia i odwołania, jeśli jej nie ma w cenie. Pamiętaj, że biuro nie zna Twojej kalkulacji kosztów, więc kalkulację i tak przygotowujesz sam.
Rachunek dla specjalisty
Weź pełny koszt zatrudnienia z narzutami, dodaj sprzęt, szkolenia i podpis kwalifikowany, a potem podziel przez liczbę ofert, które ta osoba realnie złoży. Jeśli wychodzi kilka ofert w roku, etat nie ma sensu. Przy kilkudziesięciu zaczyna się bronić.
Gdzie ukryte są koszty obu wariantów
Najdroższy jest przetarg, który wyceniasz, a potem odpada, bo nie spełniasz warunku udziału. Dotyczy to obu modeli. Pozostałe pozycje startu, od wadium po OC, rozpisuje wpis o kosztach udziału w przetargu.
| Kryterium | Biuro przetargowe | Własny specjalista | Pracownik z narzędziem |
|---|---|---|---|
| Koszt stały | zależy od modelu rozliczenia | pełny etat | abonament miesięczny |
| Szybkość startu | od zaraz | rekrutacja i wdrożenie | kilka dni |
| Znajomość Twojej firmy | ograniczona | pełna | pełna |
| Ciągłość przy urlopach | zapewniona | zagrożona | zależy od firmy |
| Wyszukiwanie ogłoszeń | po stronie biura | ręczne lub narzędzie | automatyczne |
| Dla kogo | rzadkie, duże przetargi | stała, duża liczba ofert | kilka do kilkunastu ofert rocznie |
Większość małych firm nie potrzebuje outsourcingu całego procesu. Traci czas na dwie rzeczy: szukanie ogłoszeń, które pasują, oraz czytanie dokumentacji, żeby sprawdzić warunki udziału. Obie da się skrócić. Monitoring przetargów wysyła dopasowane ogłoszenia z BZP i TED, a analiza SWZ zbiera termin, wadium, warunki udziału i kryteria oceny w jedną kartę. Ofertę składa wtedy ktoś z Twojego zespołu, bez dodatkowego etatu.
Jeśli przy takim modelu potrzebujesz wsparcia konkretnej osoby, możesz zlecić ją zewnętrznemu współpracownikowi. Przy umowie B2B warto sprawdzić ryzyko uznania jej za etat, na przykład w narzędziu do oceny umowy B2B pod kątem PIP.
Pierwszy duży przetarg
Gdy startujesz po raz pierwszy w zamówieniu o dużej wartości, błąd formalny kosztuje więcej niż honorarium. Biuro przejdzie z Tobą przez dokumenty i oświadczenia.
Przetargi w kilku branżach naraz
Firma, która startuje w robotach, dostawach i usługach, potrzebuje szerokiej wiedzy. Biuro obsługujące wielu klientów zna różne wzory dokumentów.
Brak czasu na odwołania
Spory przed Krajową Izbą Odwoławczą wymagają wiedzy prawnej. Wiele biur ma do tego prawnika, a rzadko robi to pracownik od ofert.
Gdy ofert jest dużo, a ich struktura się powtarza, jak w przetargach na sprzątanie czy dostawy, własny pracownik buduje bazę dokumentów i składa kolejne oferty szybciej. Agencje i spółki obsługujące kilkunastu klientów wybierają zwykle plan Biuro przetargowe w Zgarniamy: 15 profili, 10 stanowisk, role, szkic oferty i raport miesięczny.
Policz oferty z ostatnich dwunastu miesięcy
Ile przetargów faktycznie wyceniłeś i ile wygrałeś. Bez tej liczby każdy model to zgadywanie.
Zmierz czas na jedną ofertę
Zapisz godziny od znalezienia ogłoszenia do złożenia oferty. Jeśli połowa schodzi na szukanie i czytanie dokumentacji, zacznij od narzędzia.
Wybierz najtańszy model, który nie zatrzymuje firmy
Plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie (99 zł netto przy płatności rocznej), plan Firma 399 zł netto (199 zł netto przy płatności rocznej), a Biuro przetargowe 799 zł netto. Zwrot z abonamentu liczy wpis o cenie monitoringu przetargów, a pełne warunki są w cenniku.